如何在 Word 文檔的同一段落內(nèi)插入自動(dòng)編號(hào)

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在使用 Word 編輯文檔的過程中，我們經(jīng)常會(huì)遇到需要在一段話內(nèi)列舉帶編號(hào)項(xiàng)目的情況，例如：

鼓勵(lì)網(wǎng)絡(luò)信息內(nèi)容服務(wù)平臺(tái)堅(jiān)持主流價(jià)值導(dǎo)向，優(yōu)化信息推薦機(jī)制，加強(qiáng)版面頁面生態(tài)管理，在下列重點(diǎn)環(huán)節(jié)（包括服務(wù)類型、位置版塊等）積極呈現(xiàn)本規(guī)定第五條規(guī)定的信息：（一）互聯(lián)網(wǎng)新聞信息服務(wù)首頁首屏、彈窗和重要新聞信息內(nèi)容頁面等；（二）互聯(lián)網(wǎng)用戶公眾賬號(hào)信息服務(wù)精選、熱搜等；（三）博客、微博客信息服務(wù)熱門推薦、榜單類、彈窗及基于地理位置的信息服務(wù)版塊等；[…]

在這些場(chǎng)合，編號(hào)的輸入和修改是比較繁瑣的。如果編號(hào)項(xiàng)目的總數(shù)只有兩三個(gè)，工作量還能忍受；但如果數(shù)量達(dá)到兩位數(shù)，逐個(gè)手敲就很低效了。特別是對(duì)于中文文檔，在段落中輸入(1)、(a)、(i)這樣的字母、數(shù)字編號(hào)，還意味著需要在中英文狀態(tài)下來回切換。如果后續(xù)修改中不幸要?jiǎng)h除列表中的某一項(xiàng)，也就意味著要手動(dòng)修改它之后的每一個(gè)編號(hào)，更加耽誤時(shí)間。

在多段落列表中，這些麻煩是不存在的——只要用現(xiàn)成的自動(dòng)編號(hào)功能就行了。然而，自動(dòng)編號(hào)并不能在同一個(gè)段落中使用。

不過，這并不意味著在段落內(nèi)部就無法實(shí)現(xiàn)自動(dòng)編號(hào)。解決方法就是使用 Word 的域（）功能。

關(guān)于「域」在 Word 中的含義和使用方法，我在之前的文章中已經(jīng)有所介紹，這里不再重復(fù)。簡言之，所謂的「域」就是一個(gè)占位符，它的作用是告訴 Word「顯示的時(shí)候把我換成別的東西」。

這里，我們要使用的是SEQ域。如名稱（）所表明，它的作用就是產(chǎn)生一個(gè)數(shù)字「序列」。但與自動(dòng)編號(hào)不同的是，SEQ域可以在同一段落中多次出現(xiàn)，且位置不限于段落開頭。因此，通過在段落中插入多個(gè)SEQ域，就可以實(shí)現(xiàn)段內(nèi)自動(dòng)編號(hào)的效果。

通過 SEQ 域插入編號(hào)：基礎(chǔ)操作

我們首先通過一個(gè)簡單場(chǎng)景——插入形如「（一）、（二）、（三）」的段內(nèi)序號(hào)——來熟悉SEQ域的使用方法。

首先，手動(dòng)輸入一對(duì)括號(hào)（），并將光標(biāo)置于括號(hào)中央。

然后，在 工具欄的「插入」選項(xiàng)卡下點(diǎn)擊「插入域」按鈕（該按鈕在窗口達(dá)到一定寬度后才會(huì)顯示；Mac 用戶也可以直接使用「插入」>「域…」菜單項(xiàng)）。

在彈出窗口的「域名稱」一列選擇「Seq」，然后點(diǎn)擊「選項(xiàng)…」按鈕。

這里，我們可以看到 SEQ 域的語法：

{ SEQ 標(biāo)識(shí)符 [書簽 ] [開關(guān) ] }

不過，代碼中的大部分并不需要手動(dòng)輸入——「插入域」對(duì)話框的功能就是幫助構(gòu)建滿足要求的代碼。目前，我們只需要輸入「標(biāo)識(shí)符」（）這一項(xiàng)，即給這個(gè)有序列表任起一個(gè)名稱（例如）。

接著，我們從列表中挑選所需的編號(hào)格式（例如「一，二，三（簡）」），然后點(diǎn)擊「添加到域」按鈕。可以看到，Word 自動(dòng)在我們的域代碼尾部追加了一段\* ，這就是上述編號(hào)格式的代碼寫法。

點(diǎn)擊「確定」，即可看到文檔中插入了中文編號(hào)「（一）」。

乍看起來，這似乎與普通的文本編號(hào)沒有什么區(qū)別；嘗試將編號(hào)復(fù)制粘貼幾次，也只是得到了幾個(gè)相同的編號(hào)。

但如果選中這些編號(hào)，然后按 F9（在如今大多數(shù)鍵盤上實(shí)際是按 Fn-F9）更新域，就能看到它們變成了一串連續(xù)的編號(hào)。再試著刪除其中某幾個(gè)編號(hào)，并按 F9 更新域，可以發(fā)現(xiàn)剩下的編號(hào)又重新變連貫了。

這樣，我們就初步實(shí)現(xiàn)了在同一段落內(nèi)的自動(dòng)編號(hào)。類似地，如果你需要形如「(i), (ii), (iii)」或「(a), (b), (c)」這樣的羅馬數(shù)字、英文字母等編號(hào)格式，只要在上面選擇格式的步驟中作對(duì)應(yīng)調(diào)整即可。

用自動(dòng)更正快速輸入段內(nèi)序號(hào)

當(dāng)然，手動(dòng)插入域代碼是比較繁瑣的，我們期望用比手敲編號(hào)更少的時(shí)間實(shí)現(xiàn)自動(dòng)編號(hào)。為此，可以將域代碼和自動(dòng)更正（）功能結(jié)合起來，通過輸入縮寫文本來插入自動(dòng)編號(hào)。

作為準(zhǔn)備，我們需要先設(shè)計(jì)兩對(duì)自動(dòng)更正關(guān)系，其中：

還是以插入形如「（一）、（二）、（三）」的段內(nèi)序號(hào)為例，我們可以將自動(dòng)更正關(guān)系具體設(shè)計(jì)為：

其中，第一段域代碼中加入的\r 1是SEQ域?qū)Ｓ玫囊粋€(gè)開關(guān)（），其作用是將序列編號(hào)重置為 1。

思考好自動(dòng)更正關(guān)系后，就可以將其添加到 Word 的自動(dòng)更正列表中了。

首先，按下 ?-F9（ 下為 Alt-F9），將顯示模式改為直接顯示域代碼。

然后，用與上一節(jié)相同的步驟，在文檔中插入設(shè)計(jì)好的兩個(gè)編號(hào)代碼，即（{ SEQ \* \r 1 \* }）和（{ SEQ \* \* }）。

（注：作為一種快捷方法，你也可以直接在正文中輸入不包含兩側(cè)大括號(hào)的代碼，然后將其選中、并按下 ?-F9 (Mac) / Ctrl-F9 ()，Word 會(huì)自動(dòng)在代碼兩側(cè)加上大括號(hào)、并將其轉(zhuǎn)換為域。）

現(xiàn)在，選中并復(fù)制起始編號(hào)的代碼（{ SEQ \* \r 1 \* }）。點(diǎn)擊「Word」>「首選項(xiàng)」菜單，選擇「自動(dòng)更正」（ 用戶點(diǎn)擊「文件」>「選項(xiàng)」，然后點(diǎn)擊「校對(duì)」選項(xiàng)卡下的「自動(dòng)更正選項(xiàng)」按鈕）。

可以看到，「替換為」框已經(jīng)自動(dòng)填好了我們提前復(fù)制的、通過域代碼生成的編號(hào)項(xiàng)。現(xiàn)在只需要在「替換」框中為其指定一個(gè)短語（如本例中的一】），然后點(diǎn)擊「添加」按鈕，即可完成該條自動(dòng)更正的設(shè)置。

接著，用相同的方法為后續(xù)編號(hào)的代碼（{ SEQ \* \* }）添加自動(dòng)更正短語二】。

最后，再次按下 ?-F9（ 下為 Alt-F9），將顯示模式從顯示域代碼改回默認(rèn)。

這樣，以后需要在段落內(nèi)輸入中文數(shù)字列表時(shí)，只需要輸入一】即可得到起始編號(hào)「（一）」，只需反復(fù)輸入二】即可依次得到后續(xù)編號(hào)「（二）」「（三）」等；如果后續(xù)刪除了這段話中的某一項(xiàng)，只需選中整段，然后按 F9 鍵更新域，即可重新得到一串連貫的編號(hào)。

小結(jié)

以上就是通過SEQ域在段落內(nèi)部插入自動(dòng)編號(hào)、并結(jié)合自動(dòng)更正功能提高操作效率的方法。

篇幅所限，本文沒有介紹一些進(jìn)階用法。例如，如果在SEQ代碼的識(shí)別符部分后再追加一個(gè)書簽名稱（即形如{ SEQ }），就可以在文檔的其他位置通過交叉引用功能定位到這個(gè)編號(hào)；又如，如果你需要在同一段落內(nèi)插入多級(jí)自動(dòng)編號(hào)（如「1) a) i)」），可以改用域來實(shí)現(xiàn)；等等。

另一點(diǎn)想借本文說明的是，Word 通過按鈕或菜單項(xiàng)提供的很多功能，其本質(zhì)也就是插入具有相應(yīng)作用的域。例如，本文的主角SEQ域或許并沒有你想象的那么陌生——當(dāng)你用 Word 的「插入題注」功能為文章中的圖片、表格加編號(hào)時(shí)，實(shí)際上就是插入了一段域代碼{ SEQ \* \s 1 }。

然而，菜單和按鈕往往不會(huì)提供對(duì)應(yīng)域代碼能實(shí)現(xiàn)的全部功能（可能是要照顧日常用戶），而且經(jīng)常產(chǎn)生一些奇怪 bug（自動(dòng)編號(hào)按鈕的效果混亂到令人咋舌）。因此，如果你特別依賴 Word 的某項(xiàng)功能，不妨看看它是否有對(duì)應(yīng)的域代碼實(shí)現(xiàn)方式，并熟悉一下相應(yīng)的語法和可用選項(xiàng)。這既可以實(shí)現(xiàn)更高的靈活性，又有助于在出現(xiàn)問題時(shí)快速排查。