如何在 Word 文檔的同一段落內插入自動編號

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在使用 Word 編輯文檔的過程中，我們經常會遇到需要在一段話內列舉帶編號項目的情況，例如：

鼓勵網絡信息內容服務平臺堅持主流價值導向，優化信息推薦機制，加強版面頁面生態管理，在下列重點環節（包括服務類型、位置版塊等）積極呈現本規定第五條規定的信息：（一）互聯網新聞信息服務首頁首屏、彈窗和重要新聞信息內容頁面等；（二）互聯網用戶公眾賬號信息服務精選、熱搜等；（三）博客、微博客信息服務熱門推薦、榜單類、彈窗及基于地理位置的信息服務版塊等；[…]

在這些場合，編號的輸入和修改是比較繁瑣的。如果編號項目的總數只有兩三個，工作量還能忍受；但如果數量達到兩位數，逐個手敲就很低效了。特別是對于中文文檔，在段落中輸入(1)、(a)、(i)這樣的字母、數字編號，還意味著需要在中英文狀態下來回切換。如果后續修改中不幸要刪除列表中的某一項，也就意味著要手動修改它之后的每一個編號，更加耽誤時間。

在多段落列表中，這些麻煩是不存在的——只要用現成的自動編號功能就行了。然而，自動編號并不能在同一個段落中使用。

不過，這并不意味著在段落內部就無法實現自動編號。解決方法就是使用 Word 的域（）功能。

關于「域」在 Word 中的含義和使用方法，我在之前的文章中已經有所介紹，這里不再重復。簡言之，所謂的「域」就是一個占位符，它的作用是告訴 Word「顯示的時候把我換成別的東西」。

這里，我們要使用的是SEQ域。如名稱（）所表明，它的作用就是產生一個數字「序列」。但與自動編號不同的是，SEQ域可以在同一段落中多次出現，且位置不限于段落開頭。因此，通過在段落中插入多個SEQ域，就可以實現段內自動編號的效果。

通過 SEQ 域插入編號：基礎操作

我們首先通過一個簡單場景——插入形如「（一）、（二）、（三）」的段內序號——來熟悉SEQ域的使用方法。

首先，手動輸入一對括號（），并將光標置于括號中央。

然后，在 工具欄的「插入」選項卡下點擊「插入域」按鈕（該按鈕在窗口達到一定寬度后才會顯示；Mac 用戶也可以直接使用「插入」>「域…」菜單項）。

在彈出窗口的「域名稱」一列選擇「Seq」，然后點擊「選項…」按鈕。

這里，我們可以看到 SEQ 域的語法：

{ SEQ 標識符 [書簽 ] [開關 ] }

不過，代碼中的大部分并不需要手動輸入——「插入域」對話框的功能就是幫助構建滿足要求的代碼。目前，我們只需要輸入「標識符」（）這一項，即給這個有序列表任起一個名稱（例如）。

接著，我們從列表中挑選所需的編號格式（例如「一，二，三（簡）」），然后點擊「添加到域」按鈕。可以看到，Word 自動在我們的域代碼尾部追加了一段\* ，這就是上述編號格式的代碼寫法。

點擊「確定」，即可看到文檔中插入了中文編號「（一）」。

乍看起來，這似乎與普通的文本編號沒有什么區別；嘗試將編號復制粘貼幾次，也只是得到了幾個相同的編號。

但如果選中這些編號，然后按 F9（在如今大多數鍵盤上實際是按 Fn-F9）更新域，就能看到它們變成了一串連續的編號。再試著刪除其中某幾個編號，并按 F9 更新域，可以發現剩下的編號又重新變連貫了。

這樣，我們就初步實現了在同一段落內的自動編號。類似地，如果你需要形如「(i), (ii), (iii)」或「(a), (b), (c)」這樣的羅馬數字、英文字母等編號格式，只要在上面選擇格式的步驟中作對應調整即可。

用自動更正快速輸入段內序號

當然，手動插入域代碼是比較繁瑣的，我們期望用比手敲編號更少的時間實現自動編號。為此，可以將域代碼和自動更正（）功能結合起來，通過輸入縮寫文本來插入自動編號。

作為準備，我們需要先設計兩對自動更正關系，其中：

還是以插入形如「（一）、（二）、（三）」的段內序號為例，我們可以將自動更正關系具體設計為：

其中，第一段域代碼中加入的\r 1是SEQ域專用的一個開關（），其作用是將序列編號重置為 1。

思考好自動更正關系后，就可以將其添加到 Word 的自動更正列表中了。

首先，按下 ?-F9（ 下為 Alt-F9），將顯示模式改為直接顯示域代碼。

然后，用與上一節相同的步驟，在文檔中插入設計好的兩個編號代碼，即（{ SEQ \* \r 1 \* }）和（{ SEQ \* \* }）。

（注：作為一種快捷方法，你也可以直接在正文中輸入不包含兩側大括號的代碼，然后將其選中、并按下 ?-F9 (Mac) / Ctrl-F9 ()，Word 會自動在代碼兩側加上大括號、并將其轉換為域。）

現在，選中并復制起始編號的代碼（{ SEQ \* \r 1 \* }）。點擊「Word」>「首選項」菜單，選擇「自動更正」（ 用戶點擊「文件」>「選項」，然后點擊「校對」選項卡下的「自動更正選項」按鈕）。

可以看到，「替換為」框已經自動填好了我們提前復制的、通過域代碼生成的編號項。現在只需要在「替換」框中為其指定一個短語（如本例中的一】），然后點擊「添加」按鈕，即可完成該條自動更正的設置。

接著，用相同的方法為后續編號的代碼（{ SEQ \* \* }）添加自動更正短語二】。

最后，再次按下 ?-F9（ 下為 Alt-F9），將顯示模式從顯示域代碼改回默認。

這樣，以后需要在段落內輸入中文數字列表時，只需要輸入一】即可得到起始編號「（一）」，只需反復輸入二】即可依次得到后續編號「（二）」「（三）」等；如果后續刪除了這段話中的某一項，只需選中整段，然后按 F9 鍵更新域，即可重新得到一串連貫的編號。

小結

以上就是通過SEQ域在段落內部插入自動編號、并結合自動更正功能提高操作效率的方法。

篇幅所限，本文沒有介紹一些進階用法。例如，如果在SEQ代碼的識別符部分后再追加一個書簽名稱（即形如{ SEQ }），就可以在文檔的其他位置通過交叉引用功能定位到這個編號；又如，如果你需要在同一段落內插入多級自動編號（如「1) a) i)」），可以改用域來實現；等等。

另一點想借本文說明的是，Word 通過按鈕或菜單項提供的很多功能，其本質也就是插入具有相應作用的域。例如，本文的主角SEQ域或許并沒有你想象的那么陌生——當你用 Word 的「插入題注」功能為文章中的圖片、表格加編號時，實際上就是插入了一段域代碼{ SEQ \* \s 1 }。

然而，菜單和按鈕往往不會提供對應域代碼能實現的全部功能（可能是要照顧日常用戶），而且經常產生一些奇怪 bug（自動編號按鈕的效果混亂到令人咋舌）。因此，如果你特別依賴 Word 的某項功能，不妨看看它是否有對應的域代碼實現方式，并熟悉一下相應的語法和可用選項。這既可以實現更高的靈活性，又有助于在出現問題時快速排查。