【辦公工具】讓你效率翻倍的20個Word使用技巧！

引

言

在日常工作過程中，使用最多的軟件肯定就是Word了，絕大部分的小伙伴都對自己Word的使用能力自信滿滿。但實際上，這個每天都要用的軟件里面，還有很多你不知道的隱藏技巧。

今天，給大家分享這篇文章，一共整理了20個Word的實用技巧，文中案例多已律師角度出發，但知識點大同小異，希望能幫你快速提升效率。（注：下文將以Word 2016 for Mac為例，版本大同小異。）

修訂模式

▲審閱選項卡下的“修訂”功能

不要吃驚，時至今日，還真有許多人不知道Word里面有備注和修訂的功能，而直接在原文上面以標紅或者高亮作為修改的記號。

你考慮過接收文件方的感受么？這可不是只有1000字的短文啊，是58頁的合同文本！這些長達數十頁的合同、法律意見書等，如果直接刪改，無疑會對下一個接手文檔的同事造成很大的困擾，新手尤其要避免這樣的常識性錯誤。

在Word審閱選項卡里面開啟修訂選項后，你對文檔所做的任何修改都會被記錄并署名。其他人可以快速了解誰，什么時候，在哪里進行了什么修改。這些信息，對于修改文檔來說至關重要。

▲修訂模式示例

特別提示！在使用修訂和批注功能之前，記得在Word設置里面修改自己的名稱，不然你修改過的東西，很有可能顯示修訂者為或者是一些亂七八糟的電腦品牌名。

比較模式

如果對方已經直接在原文上修改，將文檔改得江山一片紅后發給你，你的客戶又需要你馬上將最終版發給他，要怎么辦？只要你還保留有上一個版本的文檔，就可以用Word內置的“比較”功能來迅速定位修改過的地方。

▲審閱選項卡下的“比較”功能

隨便拿一份小編以前寫的文章為例，假設一個是修改前的，一個是修改后的，對方沒有用修訂模式，而是直接在文章里面修改了，通過比較功能，可以實現與修訂模式類似的效果。

▲比較模式的效果

在左側，可以統計全文的修改數據，如插入、刪除以及移動的內容等，實現快速定位。“比較”功能也從側面反映出備份不同版本文檔的重要性，如果你是改一份刪一份的話，神仙也救不了你。

大綱級別與大綱視圖

在Word里面的大綱級別，可以很好體現一份文檔的邏輯結構。大綱視圖功能可以將一份冗長的文書轉化成一份提綱，可以快速瀏覽并調整各大標題的級別，對于需要嚴密邏輯的法律文檔來說非常實用。

▲大綱視圖按鈕

以本文為例，本文分為了十二個“一級標題”，包括引言，十個“招數”以及最后的總結。大綱視圖看上去是這樣的：

▲大綱視圖

很明顯，這是小學就學過的“總分總”結構。在左上角部分，我們可以根據需要，修改這些文字的大綱級別，右邊則可以選擇顯示的級別。

▲選中想要修改的文字，然后按左上角的菜單選擇大綱級別

由于本文結構比較簡單，不需要進行進一步分級。但對于內容繁雜的法律文書來說，對各級標題進行分級后，通過大綱視圖，可以一目了然看到文書的邏輯順序和結構，便于梳理邏輯順序，發現潛在的邏輯錯誤。

同時，設置好大綱級別后，我們可以使用自動目錄功能，自動生成文章的目錄。

▲自動目錄功能

自動生成的目錄樣式專業美觀，一目了然。

▲自動生成的目錄

樣式

清除了格式之后，這么多格式要改，難道要一個一個去選中改字體改加粗嗎？其實，Word里面有一個經常被忽視的大殺器，可以極大提高工作效率。從Word 2007開始，Word都會將樣式放在最顯眼的右上角，但許多人表示從來沒有用過這個功能。試想，微軟會把這個最顯眼的空間浪費在沒有用的功能上嗎？

在網頁開發以及Word里面，有這么一個概念，叫做“內容與樣式分離”，形象的理解，可以將內容視為你的臉，而樣式（英文為 ，更加形象）則是臉上的化妝品。文檔里面的文字就是內容，而在內容上面的“格式”，如字體，加粗，行間距等，就是所謂的樣式。

不少人會一邊寫文檔，一邊調字體格式。但更高效的做法應該是“先內容，后樣式”，就是先把內容寫好，格式最后再來統一處理。以本科畢業論文為例，學校大多會對格式進行嚴格要求，如一級標題、二級標題、正文等都有不同的要求，如果你一個一個去調字體，調大小，調對齊方式就效率太低了。

▲樣式應用例子

云備份

如果你在修改一份合同的時候，正當快修改完的時候文件突然損壞……你的心里陰影面積一定是全部覆蓋。若重寫，簡直不能忍，代價巨高。

作為具有高度規避風險意識的文檔，怎么能對自己的工作成果掉以輕心呢？云備份哇！隨時保存自己的工作成果，以防萬一。

市面上有許多云備份的服務，包括微軟官方的，以及百度云，金山快盤等。這些服務大多都包含有文檔歷史紀錄功能，可以回溯到任意一個保存過的版本。

▲微軟One 的歷史版本功能

歷史版本功能，作用不僅僅是恢復文檔，更是追蹤文檔修改歷史的利器，對于一些需要長期跟進的項目來說，這個功能非常實用。當然，對于文檔備份有更高要求的崗位，不可過度依賴云備份，物理備份，如U盤、移動硬盤的備份也是必不可少的，小編就曾經遇到過連云備份的文檔都無法恢復的情形。

除此以外，云備份的另一個好處是可以隨時隨地修改文檔。就算是你電腦沒在身邊，在手機或者平板上安裝一個Word，也可以在云上應急修改文檔。云功能就像是一份保險，你不用的時候覺得沒有什么用，但當你真正需要用到的時候，往往可以救你一命。

快速另存為PDF格式

自 2007版本起，所有組件自帶另存為pdf格式功能。從此不必再找工具軟件將word文檔轉為pdf，直接選擇，文件，另存為，格式選擇pdf即可。

不要再狂敲回車來換頁了

寫文書難免遇到需要換頁的時候，如果你還在用狂敲回車來換頁的話，小編對你電腦的回車鍵壽命表示擔憂。換頁最簡單快捷的方法，是按Ctrl + （蘋果： + ）進行分頁。

如果你進行過操作，乍一看上去，兩種方式似乎沒有什么區別，但開啟了顯示編輯標記/顯示所有非打印字符后，就可以看到區別。

▲顯示編輯標記/顯示所有非打印字符 按鈕

▲兩種換頁方式的區別

使用分頁功能，而不是狂敲回車的好處有二，第一是節省時間，第二是可以建立外觀更加專業的文檔。

“查找”功能，快速定位

如果需要在一篇非常長的文章里面，快速定位某個關鍵詞，我們可以嘗試用“查找”功能，快捷鍵是Ctrl + F （蘋果： + F），F代表“Find”的意思。

通過這個功能，我們可以快速定位如關鍵法條、關鍵合同條款等信息，不需要再一頁一頁用肉眼去找。

小提示，“查找”功能在許多軟件里面都可以使用，如瀏覽器、PDF閱讀器等，快捷鍵一般都是Ctrl + F。善用查找功能，可以在檢索上節省大量時間。

粘貼到底選哪個？

在粘貼內容到Word的時候，每次我們都能看到一個小按鈕彈出來，一般會有三個選項，分別是“保留源格式”、“匹配目標格式”以及“只保留文本”。

▲粘貼時出現的小按鈕

保留源格式主要用于跨文檔粘貼的情況，例如你在某個網站復制了某個法條，希望保留這個網站上的格式，就可以選保留源格式。但如果你從多個網站復制內容，全都保留源格式的話，文檔的格式會變得混亂不堪。

這時候，可以選匹配目標格式。匹配目標格式，是讓所有外來的復制信息，與你現有文檔的格式進行匹配，別人都得跟隨你的格式走。可以達到更加整潔的文檔外觀。

但小編更常用的是最后一個“只保留文本”，后期再用樣式功能統一處理。只保留文本的好處在于，它一定程度上相當于“清除所有格式”，可以確保格式不會被弄亂。

若你不確定要選哪個，就直接選“只保留文本”，方便后期的進一步修改。

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文檔分屏

寫法律文書時，常常需要回到文檔的前面參考一些內容，然后又回到后面繼續寫。如果文檔較短還好，但如果是幾千甚至上萬字的長文，反復幾次，很快就會眼花繚亂。其通過Word的分屏（拆分）功能，可以很好解決這個問題。

▲拆分按鈕

在按下“拆分”按鈕后，文檔便分為了上下兩個窗口，上下兩個窗口都可以獨立滾動，你可以根據自己的需求進行調整，不需要再來回折騰。是不是很方便呢？

▲拆分后效果

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設置自動保存時間

磨刀不誤砍柴工，在首次使用Word之前，記得修改Word自動保存時間！

Word崩潰后的自動恢復功能，救了不少人的心血，但恢復的時候，常常會發現自己剛剛寫的一大段文字都沒了。這是因為Word默認的自動保存時間間隔為10分鐘，如果你平時打字速度比較快，又常常忘了按“保存”按鈕，不妨將Word自動保存時間間隔設置為5分鐘或者3分鐘。

文件-選項-保存，除了設置自動保存時間外，不要忘了用云備份功能，雙管齊下，才能確保萬無一失。

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導航欄快速調整標題順序

大綱級別和大綱視圖的功能，結合導航欄，可以讓你的起訴狀或者答辯狀寫作過程如虎添翼。寫長文書時，我們往往會在某些部分花不少時間來調整順序。如果你還在用“復制/剪切＋粘貼”來調整的話，就太慢了。

在“視圖”選項卡中，選中“導航窗格”，就會有一個導航欄出現在文檔左邊。在導航欄里面，按住標題進行拖動，就可以快速調整各標題的順序，標題下的正文也會隨之一起移動。（注：蘋果Mac版Word暫時無法使用此功能）

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限制文檔編輯與水印

如果你是律師，或者曾經收到過律師的郵件，往往會對郵件簽名的“本郵件可能包含有保密信息，受法律保護…”不陌生。但如果要真的保密，一個簡單的簽名是顯然不夠的。幸好，Word為我們提供了一系列保護文檔的功能。

在“文件”-“保護文檔”下，可以對文檔設置多種保護。

除了限制編輯以外，為了保護律所的知識產權，律師也可以在文檔上加上水印。加水印比較適用于一些內部的培訓材料。加水印的方法非常簡單，水印可以是律所Logo的圖片，也可以是單純的文字。

在“設計”選項卡下，找到水印。

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Ctrl選中多段文字

有時候我們需要批量修改或者刪除文字，除了一個一個選中外，還可以試試按住Ctrl（）來選中多段文字，進行批量操作。

但小編需要提醒的是，批量修改雖然最后感覺很爽，但千萬不要一次性選中太多，不然一下手滑松手了，選的全部都沒了，又要重新來過。

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批量發律師函

當案件有多個當事人的時候，我們可能需要向他們發出律師函等法律文書，內容常常是一樣的，但函件的收件人名稱需要逐一修改。手工修改？No！面對幾十個甚至幾百個當事人，手工修改需要耗費大量時間精力，這時候，Word的郵件合并功能就派上用場了。

在開始之前，我們需要的有兩份材料，一份是記錄有客戶信息（姓名、郵箱等）的表，和一份律師函模板。

制作好表和律師函模板后，我們轉到Word的“郵件”選項卡，選擇“開始郵件合并”－“電子郵件”，然后點擊“選擇收件人”－“使用現有列表”，選中我們做好的表。

現在，我們可以針對郵件需要個別修改的部分插入信息，如“尊敬的”后面需要插入姓名，點擊“插入合并域”，選擇“姓名”；其他信息，也是同樣的操作。然后可以按“預覽結果”，檢查內容。

搞定后，按“完成并合并”-“發送電子郵件”。

細心的讀者可能發現了，除了發送電子郵件外，還有打印文檔的選項。這個功能，可以用來打印紙質版的，給不同收件人的函件、賀卡等文件。律師必備，有沒有！

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用標尺快速調整頁邊距和段首空格

有時候想打印一些法條或者法律文書來看，但不管字體調再小，A4紙打印出來，都還是會有不少空白的邊緣剩余。利用標尺功能，可以隨意調節頁邊距和每段段首的空格。如果你想更精細的調整，可以按住alt鍵拖動標尺。

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讓自動編號更聽話

寫法律文件的時候，會經常對條目進行類似于“一、（1）、（一）”之類的編號，但是Word中默認的自動編號總是會出現格式或者類型問題。比如典型的就是編號會多一個空格，讓人簡直不能忍！這里教大家簡單調節，可以讓它更聽話。

解決樣式問題：

解決空格問題：

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字母大小寫隨心換

在寫涉及英文的法律文書，有時候需要全部大寫標題，有時候需要首字母大寫。大寫鎖定或者都可以解決問題，但是其實Word已經內置了更加便利的大小寫轉換功能。

選中要變換的字母后，有兩種方式可以變換，第一種是按鍵盤快捷鍵“+F3”，第二種是按“開始”選項卡的大小寫變換按鈕。

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行號

如果大家看過國外法院的判決書，常常會被洋洋灑灑數萬字弄得暈頭轉向。后人引用的時候，就算知道第幾頁，也要仔細翻查，但結合“行號”，就可以快速定位相關判決內容，做到user-。律師在出具特別長的法律文書時，可以考慮加入行號，便于客戶閱讀和定位。

在“頁面布局”選項卡下，找到“行號”。

將編號間隔設置為5，設置好了，文檔逼格馬上提升。

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自定義快捷鍵

高手都會用快捷鍵，以替代部分重復操作，而在進行排版的時候，可能要重復進行某個功能操作。例如，我需要把反復選擇一些文字標黃，但是文字顏色這個功能是沒有快捷鍵的，因此可以自定義快捷鍵。

根據頂部的工具排序，按鍵盤 Alt+對應數字即可。例如這里，調節文字顏色功能排在第四個，那么按Alt+4就可以了。